工作篇：Outlook效率流程

2017年读了一本介绍精益思维的图书，《两秒精益》读书笔记：精益思考，收获很大，一方面加深了对精益运营OE（excellent operation）企业文化的理解，另一方面也意识到了精益思维在生活中的广泛应用。

精益思维，简单来说就是持续改进。而持续改进的一个入门方法，就是每天寻找两秒精益——今天我通过改进什么，提高了两秒钟的效率？

两秒钟的效率提高看似无关紧要，但这就像提高文字输入效率：理念篇中提到的那样，买一个馒头吃完下顿还会饿，但是掌握一个节约两秒时间的效率操作，以后的每天都能节约出这两秒，日积月累就是极为客观的时间量，这尤其适用于像打字、outlook这类特别频繁的重复工作和日常软件。

对很多人来说，两秒效率当然是无足轻重，重要的是那些看不见的东西。

两秒精益反映出”好奇/expore/不断学习“的学习工作态度和持续改进的企业方向，学习能力是一种“道&通用技能”，以点带面，带来全面的改变。其次，通过追求两秒精益和效率操作而逐渐搭建和完善的效率流程，能大幅提高我们的工作效率，节约大脑精力，对企业和个人都是一件双赢的事情。

因为工作中每天频繁使用Outlook处理邮件，所以汇总outlook的“两秒精益”操作，以及outlook高效流程和邮件处理原则。文末附上了相应的原文链接，方便查看。

邮件处理原则

• focus on your work，not your emails 邮件处理的本质是完成工作，不要陷入邮件无法自拔，甚至被邮件处理占用太多时间。
• 重要的不是清空收件箱，而是找出重要的工作，弄清楚优先级。
• 不要太频繁的查看邮箱，除非工作真正需要如此，大部分时候邮件都是“异步”的，不需要实时回复，需要实时的就直接电话啊，所以我早晨到单位，先快速过一遍邮件，更新我的任务列表，确定最重要的事情，利用上午的高效时间段，先做最重要的事情。 中午前后和下班前，再看一遍邮件。
• 不要把收件箱变成“to-to-list”，反复刷收件箱，反复挑选要做哪些工作，这是任务管理的大忌。
• 言简意赅，突出重点，避免啰嗦！“Please don’t write me a novel, I won’t read it”。想起我自己写的邮件，尤其是给美国技术同事写的一些邮件，都是太长了，虽然我认为细节很重要，但是别人未必这样认为。 所以言简意赅说结论，和我计划的下一步工作。

Outlook高效操作和技巧

• 搜索和高级搜索功能
  • Creating massive, elaborate folder structures is a waste of time. It is much, much faster to learn to search for specific contacts, companies, and parts of emails. 多用善用搜索，不要创建特别细致的文件夹。
  • 光标放在搜索框上，outlook就会切换到对应的选项卡，从而只需要点击相应的选项，就能输入对应的搜索函数。
  • 最常用的from:”***”, to:”***”,  subject:”***”的同时运用快速筛选邮件，其次是AND，OR，-（NOT）逻辑符号的运用进一步提高搜索的精确度。
  • 限定文件夹、日期、主题等，进一步refine，缩小搜索空间
  • 有无附件
  • 比如下面的搜索词：from:”yukun” to:”jian” subject:”kaizen” hasattachments:yes，检索的就是yukun发给Jian，主题为kaizen且含附件的邮件，这样就能很快找到对应的邮件
  • Top Search Results in Outlook 这是微软官方的文章，介绍Outlook搜索功能的改进，其实强调了最新推出的“模糊搜索”功能。
• 快捷方式：将重复性操作变成“一键操作”。
  • 快捷方式支持很多种操作，比如分类、标记、设置为已读、清除标记、设置保留策略等。
  • 每个快捷方式都有默认的快捷键，按照顺序是Ctrl+Shift+1/2/3/4等，比如我的”存档“是Ctrl+Shift+1，“trash-存档”是Ctrl+Shift+2（该存档的保留策略是1个月，之后自动删除）。
  • 我现在最常用的快捷方式：（1）ASAP：把当前邮件移动到在“This Week”文件夹并设置为未读，强调这是本周重要工作。（2）存档并设置3个月保存策略（之后就会自动删除），（3）存档，
• Shortcuts快捷键
  • Keyboard shortcuts are one of the highest leverage things you can learn. For almost no effort (just a bit of repetition), if you can learn the keyboard shortcuts for the most common things you do in Outlook, you will be able to fly through your inbox. Shortcuts to start with: [6]
    • Ctrl-1, Ctrl-2/⌘-1, ⌘-2 to flip between Inbox and Calendar
    • Ctrl + N 新建邮件
    • Ctrl-r/⌘-r to Reply
    • Backspace to Archive
    • Delete/⌘-delete to Delete
    • Alt-S/⌘-enter to Send
• 视图——显示为对话： 以对话的形式查看邮件，类似于以文件夹的方式呈现文件，尤其适用于邮件很多和一个主题反复讨论的情况，避免混乱。
• 搜索文件夹， 设置自动的搜索文件夹，可以将重复性的手动搜索变成自动化搜索，“搜索文件夹”的内容都是最新的搜索结果。
  •  利用搜索文件夹，查找超大附件，删除或转存，从而避免outlook空间超载和速度变慢。
  • 特定主题、特定发件人的邮件，都可以用搜索文件夹设定，以后直接点击查看。
• “查找相关项”，右键点击一个邮件——“查找相关项”——“此对话中的邮件”/”来自发件人的邮件“。这样就可以查找该邮件的context，这一功能尤其适用于搜索的邮件，先使用“搜索”功能找到某一个相关邮件，再利用“查找相关项”找到该邮件所在的所有邮件内容。
• “在此文件夹中启动Outlook”：打开outlook软件时，直接打开对应的文件夹，这样每天打开软件首先看到最需要处理的内容，比如我设置的“action”文件夹，收集需要下一步行动的邮件。
• “显示附加时区”，除了显示北京时间，日历中增加一列“附加时区”，方便将美国发来的会议时间自动对应出中国时间。
• Rule“规则与通知——电子邮件规则”，使用规则自动筛选邮件，将特定关键词、发件人、附件等限定条件的邮件自动分组到相应的文件夹中，从而直接将一些不需要查看的   避免一些“sample log”更新之类的邮件挤在收件箱中，占用精力。
  • You can keep your inbox uncluttered and remove steps from your workflow by setting up rules to handle those repeating emails that we all receive. [5]
  • Selective Notifications 领导的邮件单独设置提醒声音
  • Automatically flagging emails from a particular client or boss
  • Automatically archiving newsletters or updates that you want to keep, but don’t need cluttering up your inbox 自动存档
  • Putting emails that are cc’ed to you instead of directly to you into a folder 抄送邮件
  • Put anything with the word “Receipt” in a receipts folder特定通知邮件直接转存特定文件夹
  • Always forward email from a specific contact to someone else in your organization 自动转发
  • Always forward certain receipts or other types of emails to Evernote, OmniFocus, a web-based task manager, an accounting system, or your bookkeeper
• Onenote：把重要的邮件一键转存到onenote中，后期可以通过onenote进一步补充
• Flow功能：连接不同服务的自动化工作流，我现在使用的也是唯一一个flow是，如果邮件有附件，自动将附件保存在onedrive中。 这样我就可以使用everything软件搜索电脑中的邮件附件，免得每次都要手动保存，尤其是适用于不断更新的附件。
• 指定策略：将不同类型的邮件设置不同的策略，比如一些快递收发记录，使用“电子邮件规则”自动汇总到一个文件夹中，然后将该文件夹的保留策略（retention policy）设为一个月或三个月，之后自动删除，这样可以避免邮件存储空间被占用太多，软件速度变慢。 同样道理，一些重要的邮件设置为“never delete”，确保使用的时候都能搜索到。
• 排序：默认安装时间排序，有的时候可以改成重要程度、类别等排序。
• 发送时间间隔：设置5min之后才发送邮件（大部分邮件都没有紧急性），这样我就有一个撤销邮件的机会，比如发送后发现忘了加附件，我就直接到发件箱中继续修改。对于紧急的邮件，我就手动点击“立即更新发件箱/收件箱“即可。
• 快速访问工具栏： 把最常用的选项比如“立即发送“，放在快速访问工具栏中，从而不用切换选项卡。
• 文字检查功能： 可以打开文字检查功能，如果有错误或异常单词，发送之前回弹出提示框，逐一添加到生词表或纠正，或全部跳过之后再发送。相当于增加了一道保险，免得出现一些特别简单的单词错误，这个对我来说很实用。
  • 21年底，发现一个特别好的outlook插件——grammerly，可以帮助我校对文字。

如何提高Oultook的运行速度

部分方法来自[5]，同时补充我的几个方法。

• 最基本的windows提高运行效率的两个办法：（1）扩展内存条，比如从现在的8G提高到16G，（2）更换成固态硬盘，更换更好的固态硬盘。
• 使用64位的Office，而不要用32位的。
• 使用“搜索文件夹”功能，查找并删除超大附件。
• 创建本地的outlook数据文件，将不需要同步的邮件移动/存档到本地的数据文件中，创建数据文件的方法：Create an Outlook Data File (.pst) to save your information – Outlook
• 自动存档（Auto Archive） Archive older items automatically，Outlook 中自动存档功能的说明 （我自己很少用这个）
• 禁用不必要的插件add-ons，到”加载项“中增减
• 关闭“自动拼写检查”功能，这个方法同样适用于word、excel等，我觉得这个功能对速度影响很大，所以最好手动关闭，微软的默认开启只使用高性能电脑把。
• 关闭Windows的Speech and Handwriting Recognition features

参考资料：

• [1] Manage Your Microsoft Outlook Email Inbox Like a Boss
  本文介绍了outlook的很多功能，大部分我都在平时用起来了，比如规则（rules）， 快捷方式（shortcuts），清理文件夹（我自己不用这个功能），高级搜索，撤销邮件（我自己更喜欢自动延迟5min发送）。
• [2] Everything You Thought You Knew About Inbox Zero Is Wrong | WIRED
  （1）Narrow down the most important things in all of your inboxes and focus on that. （2）Mann recommends checking your email at set times every day: when you first walk into the office, at lunch time and before you leave, for example.

• [3] How to Email
• [4] Life Would Be Better If We Added This Line to Every Email
   “I also always say to my team: ‘Please don’t write me a novel, I won’t read it.’ I just don’t have the time. Instead, write in the subject line what it is that this is about. And tell me upfront–is a decision needed, or do you need me to look at something, or is it a ‘When you have time, take a look at this’?–so I can prioritize effectively and be responsive when I need to be.”
• [5] How to Reduce Outlook Memory Usage 如何提高Outlook运行速度

• [6] 5 Microsoft Outlook Tips That Will Let You Focus On Your Work, Not Your Email – Asian Efficiency
  2022-1-9 增加本文，研究一下这篇文章的tips，看看我还能学点啥，然后补充到这篇博文中。

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Revision history

• 2018.9.11  花费时间：20min。快速总结，发出，回头打开工作电脑再做补充
• 2019-02-08 基于最近几个月的outlook使用，更新本博文，
• 2019-05-03 更新操作，补充outlook提速方法
• 2019-8-24 补充几个tips
• 2020-04-04 文章标题从“两秒精益”改成“工作篇”，更新前沿内容，补充“邮件处理原则”部分
• 2022-1-9 增加参考文章[5]，同时补充到正文，调整文章逻辑。